Como ser más productivos en la empresa y en la vida

¿Cómo ser más productivos en la empresa y en la vida?. Estamos tan solo en febrero y ya nos hemos atragantado con el nuevo ejercicio. Como una mala gestión del tiempo es el principal escollo a una productividad efectiva, en mis talleres sobre Gestión del Tiempo y Productividad, donde partimos de disponer de una Visión, Misión y Valores (personales y de equipo) y, después tratar diversas técnicas de gestión del tiempo, explico la metodología GTD (Getting Things Done’ o ‘haz que funcione’ de David Allen) para poner en práctica con esta sencilla herramienta una reorganización de nuestro tiempo orientada a la productividad de aquello que prioroizamos en la vida.

No obstante, en el último taller de la semana pasada en Valencia, se me acercó un directivo medio de una empresa cliente, diciéndome: “Alfonso, soy consciente de que nunca logro llevar ninguno de mis proyectos a largo plazo. Paso tanto tiempo en el día a día, tratando de apagar incendios y superar mis tareas cotidianas, que raramente pienso, y mucho menos encuentro el tiempo para lograr los objetivos, la visión y los propósitos que quiero para mi vida. ¿Cómo voy a lograr realmente lo que más me importa cuando todo lo que parece llamar mi atención es el correo electrónico y las reuniones?” 

MI CONTESTACIÓN

¡Bienvenido al club! La mayoría de las personas que conozco, especialmente aquellas involucradas en su trabajo, son víctimas de lo “último y más urgente”, esas cosas que están constantemente secuestrando nuestra atención. El correo electrónico y las reuniones son dos de los principales culpables en este sentido.

Ahora, el correo electrónico y las reuniones son herramientas importantes para la mayoría de nosotros, y pueden ser altamente efectivas para que las cosas se hagan de manera productiva y eficiente; no “culpemos a los medios sino a su mal uso”. Pero, ¿cuál es el verdadero problema? Sgún David Allen, hay al menos dos:

  1. El objetivo de los correos electrónicos y las reuniones a menudo no es claro, incluso puede que ambos temas sean a veces innecesarios.
  2. No has hecho que tus compromisos de ‘prioridad superior’ sean adecuadamente operativos, lo que promueve ser absorbido por el problema 1

El problema n. ° 1 es omnipresente, seguro. Con frecuencia se reciben correos electrónicos (especialmente si estás en el grupo cc:) para “mantener a todos al corriente” cuando, de hecho, la razón se debe a la falta de claridad sobre quién está realmente a cargo, quién realmente necesita saber, y cuando la acción debería tener lugar. Lo mismo se aplica a las reuniones. Con demasiada frecuencia, grupos de personas se reúnen para abordar algo que podría haberse solucionado antes si las responsabilidades y su ‘propiedad’ fueran claras. Las malas reuniones conducen a malos correos electrónicos, que conducen a malas reuniones, ad nauseam (este es un tema para otro post, seguro).

El problema nº 2 es el verdadero culpable, y hay múltiples aspectos de este problema. En primer lugar, ¿tienes una lista claramente priorizada y secuenciada de tus metas, visión y objetivos? Si no, ese es tu primer trabajo. Si aún no lo has hecho, toma papel y lápiz o en tus notas de tu PC o smart phone y escribe tu mejor estimación sobre el propósito de tu vida.

Luego, elabora un escenario ideal (en varios párrafos) identificando las cosas clave que necesitarías lograr en el próximo año o dos para que eso suceda. Si quieres una plantilla para elaborar tu plan de mejora personal, descárgatela aquí, es la que utilizo en mis asignatura del MBA de la Business School de la UB.

Una vez hecho esto (y tal vez ya lo hayas hecho), la pregunta clave que debes hacer y responder a la pregunta  (siempre preguntas, repasa mis post anteriores) “¿Cuál es la siguiente acción para que algo o todo eso suceda?” Si no tuvieras nada más que hacer en tu vida en este momento, pero pudieras hacer algo (una acción física) muy específico y visible hacia tu (s) resultado (s) deseado (s), ¿cuál sería esa acción? ¿Enviar un correo electrónico? Llevar a cabo una búsqueda en Internet? ¿Mantener una conversación con un compañero? ¿Qué?

El largo plazo para la mayoría de las personas significa, “Algún día, realmente podría hacer/tener/conseguir …”. Mientras que un resultado realmente comprometido es una cosa de tu presente. Es un objetivo sobre el que tienes que hacer algo ahora que te puede llevar más tiempo que otras cosas (menos importantes y que te distraen de tu verdadero objetivo).

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Sin esas próximas acciones específicamente definidas, serás presa de todas las distracciones de tu trabajo y vida cotidianos. Esto se debe a que es más fácil dejar que estos elementos diarios de la agenda te brinden una estructura mental y una sensación de productividad a corto plazo (por debajo de lo óptimo), en lugar de tener que pensar y decidir realmente qué necesitas hacer realmente para visionar objetivamente tu realidad.

Una vez que tengas claro a dónde quieres llegar realmente, y definidas las próximas acciones que debes realizar para llegar allí (usa la plantilla anterior) te será mucho más fácil evaluar el poco valor de las menudencias de tu entorno que pueden distraerte tanto. Eso no significa que puedas evitar las reuniones y el correo electrónico. Tendrás una mejor idea de cuánto tiempo y energía darles y ganarás en la confínza de que sigues moviendo la aguja de tu ‘brújula personal’ por ti mismo/a en la dirección correcta.

Para acabar, nos dice David Allen “No puedo evitar sugerir que uno de los mayores obstáculos para lo que he sugerido anteriormente es la falta de captar, aclarar y organizar todas las cosas que ahora requieren tu atención: pequeña o grande, personal o profesional. Esto crea un retraso mental, que a su vez te hace sentir abrumado. Esto, entonces, reduce enormemente tu inspiración y capacidad de reflexionar sobre la relación entre tu propósito más vital y tus realidades cotidianas. Una vez que implementes la metodología GTD®, es mucho más fácil integrar y navegar todos esos compromisos”.

Yo, por mi parte, te deseo actitud y suerte para alcanzar tus objetivos a gran escala !!! Y si deseas que implementemos un programa y herramientas de productividad que te ayuden a optimizar tu tiempo y esfuerzo (y el de tu organización) contáctame: alfons@agilconsultores.es y lo diseñaremos a la medida de tu escenario, personas y necesidades. 

Fuente: https://www.vitalsmarts.com

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