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Gestión del tiempo y productividad para vivir mejor

Para gestionar nuestro tiempo, mejor usar una brújula que un reloj

“Si un profesional no es capaz de gestionar su propio tiempo, no podrá gestionar ninguna otra cosa ” PETER F. DRUCKER”
A veces y, especialmente cuando estamos con problemas de tiempo, desearíamos que el tiempo fuera como un chicle y lo pudiéramos estirar y encoger a nuestra conveniencia. En esta entrada intentaré proporcionaros una primera aproximación de las herramientas que os permitan hacer cosas efectivas para administrar efectivamente vuestro tiempo, y aunque yo saco un gran rendimiento en mi administración del tiempo, aún no conozco fórmula mágica alguna. Sin embargo, en los cursos de Gestión Eficaz del Tiempo que facilito desde hace unos años a empresas tanto PYME como multinacionales, (y en el Executive MBA de la UB desde 2015) procuro siempre proporcionar herramientas, consejos, trucos, ideas, ejercicios y más para que los participantes de estos cursos y talleres aprendan a administrar su tiempo de forma tan efectiva que no necesiten ya que el tiempo sea como un chicle.
A menudo en los cursos de ventas y otros de desarrollo de competencias, algunos participantes me dicen que todo lo aprendido está muy bien, pero que no saben si lo podrán aplicar en su día a día y oigo expresiones como: “No tengo tiempo’,” no puedo hacerlo todo’, “no llego a hacer lo que querría hacer’,” tengo demasiado trabajo y poco tiempo para hacerlo”, “debo hacer demasiadas cosas”, etc. Todo eso son indicadores de una mala gestión de nuestro tiempo. El tiempo es un recurso que se nos ha dado a todos por igual y, en cambio, parece como que algunas personas están más o menos capacitadas para hacer un buen uso de éste. Intentaré explicarlo bajo mi experiencia y aprendizaje, pero antes, veamos cuatro consideraciones hacia el factor tiempo:

1.   El tiempo, como cualquier otro recurso, es limitado; por tanto, hemos de aprender a gestionarlo de manera óptima.

2.   La forma actual de organización de cada persona es el resultado de hábitos incorporados a lo largo de nuestra vida; para optimizar la gestión del tiempo tendremos primero que modificar alguna de estas costumbres.

3.   Trabajar por objetivos es la mejor de las maneras de optimizar el tiempo disponible.

4.  Aplicar metodologías de trabajo orienta la propia actividad y permite ser más eficaz respecto al tiempo disponible.

¿Como podemos gestionar el tiempo de manera óptima?
El tiempo es nuestro principal patrimonio, hay que estar de acuerdo con eso. Somos tiempo y sólo tiempo (yo ahora soy X años, mi hija es X años y mis padres y algunos amigos ‘ya no son’ , ¿como estar seguro de que yo seré X más Y años?). Siempre pongo el mismo ejemplo: ‘si nos roban un móvil que nos han dado en el trabajo y que si se lo pedimos a la empresa mañana nos lo volverán a dar, así y todo nos enfadamos,  sentimos que nos han hecho una ‘faena’ ¿pero porqué no nos preocupamos si nos roban el tiempo?’ Si llegamos a viejos, seguro que un día lo que nos preocupará será haber regalado tan tiempo. Por eso tenemos que gestionarlo llenándolo de cosas que nos sean útiles. Para nosotros sobre todo y para las personas que queremos.
Aprender a gestionar el tiempo significa aprender a gestionar nuestra vida, nuestras relaciones, nuestro trabajo, nuestras reuniones y el resto de actividades profesionales que nos toca hacer cada día. Tomando las decisiones adecuadas a cada momento y no regalando el tiempo a los denominados ‘ladrones del tiempo’ o ‘cronófagos’.
¿Cómo deshacernos de nuestros malos hábitos?
A nuestros malos hábitos y con la tendencia a culpabilizar a los demás de estos hábitos, les denominamos ‘ladrones del tiempo’, y estos ‘ladrones del tiempo’ pueden ser (entre otros):
  • La ausencia de objetivos y de planificación
  • Tendencia a pensar que lo más urgente es lo más importante
  • No saber decir NO
  • Falta de disciplina, método
  • Desorden, poca organización (parches a nuestra mala organización: trabajar más horas y /o más rápido)
  • No saber delegar
  • El uso incorrecto de las nuevas tecnologías
  • Convocar y / o participar en reuniones que no nos aportan valor
  • Y podéis añadir los vuestros… la lista es larga …

Para modificar estos hábitos, un primer paso es liberarse de nuestras creencias limitadoras en el sentido de creer que estamos penosamente dotados para gestionar nuestro tiempo: “Yo no puedo hacer más”, “Yo soy muy desordenado/a”, “yo no se decir no”, “no es culpa mía, son los otros”, etc. Romper este sentimiento de esclavitud del tiempo es modificar esas creencias que no nos permiten planificar y organizar las actividades laborales y personales de forma efectiva.
Y ¿Cuál es la razón de nuestro éxito en la vida? ¡Trabajar por objetivos!
Los objetivos han de ser la razón principal de nuestra gestión del tiempo. Pero … ‘¿Cómo puedo encontrar tiempo para hacerlo todo?’. Pues … no hay que hacerlo todo. Hay que hacer aquello que nos hace obtener los resultados que necesitamos para alcanzar los objetivos que queremos. Este es el punto de partida de una buena orientación a resultados, es decir de una buena gestión de nuestro tiempo.
Trabajar por objetivos permite alcanzar nuestras metas relacionadas con las necesidades, los intereses, las responsabilidades laborales … propias. También nos debe ayudar a dirigir y concentrar las energías y las acciones hacia estos objetivos. Y nos mantendrá centrados en lo que debemos hacer y en lo que hemos de rechazar. Claro que antes tendremos que definir nuestros objetivos de forma clara, específica, que se puedan medir y que nos motiven en forma de reto.
¿Qué metodologías podemos aplicar?
Debemos ir aplicando aquellas metodologías que nos vayan dando un mejor resultado que lo que estamos haciendo ahora. En principio no han tantas limitaciones como creemos y mejorar sensiblemente nuestra gestión del tiempo, yo veo principalmente estas cinco:

1. Plantearse la actividad laboral. Y también la personal: en términos de objetivos en vez de tareas, fijando objetivos clave. Metas y sub-metas. 

2.   Planificar: las cosas ocurren cuando alguien hace que pasen.

3.   Priorizar: generar el hábito de saber en cada momento lo que más nos interesa.

4.  Programar: Agenda diaria vs agenda a largo plazo ‘la cuenta atrás’.

5.  Delegar: no hacer aquello que no nos aporta valor y hacer lo más importante para nosotros.

Conclusión
Todo lo que os puedo decir para ayudaros a saber cómo gestionar con efectividad vuestro tiempo no cabe en un artículo, de hecho se han escrito muchos al respeto y todavía se están escribiendo (y libros…uff!). Por eso es útil asistir a cursos y talleres como los que diseño para empresas y en lel Executive MBA de la UB desde 2015,  el último, os lo adjunto en este link de Slideshare para ayudar a aquellos por los que el tiempo es un problema por no saber cómo gestionarlo!
En el taller os podré facilitar herramientas de aplicación práctica: un decálogo de políticas personales y de empresa para optimizar el tiempo; trucos para gestionar llamadas, correos electrónicos, visitas…, y también de tecnologías de nueva tendencia: la “rueda de Deming’; el método “GTD” de David Allen; el de Avis “Stop-Start-Keep”; el sistema “ABC’.. Todo para que podáis diseñar un plan de empresa o personal al acabar las jornadas.
Y os aconsejo no hacer como aquellas personas que, necesitadas de mejoras en su gestión del tiempo no han podido venir…¡Por falta de tiempo!
También podéis contactarme y juntos podremos organizar en vuestra empresa un curso/taller a vuestra medida, os prometo que serán las horas mejor invertidas de vuestro tiempo!
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¿CUÁNTO QUIERES VENDER EN 2013?¿HACIENDO QUÉ?

Ya han pasado los Reyes Magos y nos han dejado muy buenos propósitos para empezar el año de verdad. Tenemos por delante una cifra de ventas que debemos y podemos conseguir a final del ejercicio sí, pero también mes a mes, semana a semana y día a día. Y tú… ¿qué vas a hacer para lograrlo? ¿Las mismas cosas que el año pasado? 


Si es así, en cualquier caso puedes tener la sorpresa de no conseguirlo porque si…

a) te fue bien el año pasado, este año no será igual y lo que hiciste puede no darte el mismo resultado según el nuevos escenario las novedades que te puedas encontrar o…
b) no te fue tan bien el año pasado y tal vez creas que haciendo lo mismo pero con más intensidad… (más llamadas, más visitas, más horas de trabajo…) lo conseguirás, pero tal vez los resultados vendrán porque cambies en tu forma de llamar, en tu preparación de las visitas, en añadir valor a tus horas de trabajo…

Aquí te dejo 3 claves (las más críticas para el cambio de las 13 que he desarrollado para ser más efectivos en 2013) que espero te permitan modificar tus acciones comerciales hacia mejores resultados:

Sigue leyendo

LECTURAS DE VERANO PARA MANTENER EN FORMA TUS COMPETENCIAS

Llegan las vacaciones y por fin tendremos el tiempo que nos falta durante el año para descansar, ir a la playa, pasear por la montaña, viajar… o simplemente disfrutar del placer del ‘dolce far niente’. Pero si no queremos oxidar nuestro nivel de competencias comerciales, nos irá bien leer algún libro de esos para los que ‘nunca tenemos tiempo’. Aquí van mis recomendaciones:

DESARROLLO PERSONAL
 
‘Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva’ de Stephen Covey. Diversas editoriales y colecciones. Guía imprescindible para la mejora y superación personal contínua. Covey, el denominado ‘Séneca americano’, nos dejó hace unos días pero tenemos sus libros y sus videos en YouTube. Puedes ver éste video resumen de los 7 Hábitos pero luego te recomiendo que compres el libro, lo puedes tener en tu mesita de noche y leerlo y releerlo en todo momento de duda, flaqueza o vigilia.
‘La Última Lección’ de Randy Pausch. Un libro fabuloso, muy emocionante, como el video de esta última lección en la Carnegie Mellon University (aquí puedes ver un resumen en el programa de Oprah Winfrey). Un profesor al que le quedan 3 meses de vida y aún así se presenta enérgico y a la vez tranquilo pues ha conseguido sus sueños de juventud. Un canto a la excelencia en la gestión del tiempo, la persecución de sus objetivos y el compartir el aprendizaje adquirido en el camino. “Los obstáculos están ahí para que nos demostremos cuánto queremos de verdad las cosas” nos dice Pausch. Imprescindible.

LIDERAZGO

‘Atrapados en el hielo’ de Caroline Alexandre. Todo un clásico del liderazgo basado en la ‘Expedición Imperial Trans-Antártica’ de Sir Ernst Shakleton en 1914. Excepcional también la película de George Butler del mismo título y que cuenta con material original filmado por Frank Hurley. Puedes verla en inglés en YouTube o en español en ‘documentales online’. Dennis Perkins, escribió sus famosas ‘Lecciones de Liderazgo.’, sacadas de esta tremenda epopeya. Ver libro en ediciones Desnivel. 
VENTAS

‘Vender desde el Corazón’ de Alfons M. Viñuela, éste que aquí escribe. Es de Editorial Profit y se puede también descargar como e-book.  Me gustaría decir que también es un clásico, pero aún no a pesar de su buena acogida y distribución. Lo interesante de mi humilde aportación a la bibliografía de ventas es que se puede leer y trabajar como un ‘cuaderno de trabajo de verano’, con actividades y ejercicios y links a películas y lecturas en PDF. Vamos como los trabajos que nos daban en el cole para que no volviéramos muy despistados de las vacaciones…

También de Editorial Profit he leido recientemente el libro ‘Persuasión, el arte de influir y obtener lo que desea’ de Dave Lakhani. Me ha complementado muchas de las cosas que he aprendido sobre ‘Programación Neurolingüística’ como practitioner en PNL que soy y además ha reforzado mi creencia de que cada vez es más importante trabajar el subconsciente del Cliente para poder ayudarle a tomar las mejores decisiones. También puedes descargarlo como e-book.

Bueno, si leéis alguno y queréis comentarlo, por favor utilizar los comentarios de esta entrada. Mientras tanto os deseo desde el corazón que tengáis unas muy felices vacaciones!

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