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Gestión del Tiempo: 5 consejos para gestionar tu correo tras las vacaciones

La visión de regresar a la oficina después de las vacaciones y la realidad, por lo general tienen muy poco en común. Mientras que muchos de nosotros esperamos que nos sentaremos de nuevo en nuestros escritorios después del tiempo dedicado al relax, los viajes, el descanso, los amigos o la familia, nos hace estar llenos de energía ilimitada y con nuestra creatividad restaurada, lo que hará que impulsaremos nuevos proyectos, lo que por lo general termina sucediendo es que pasamos varias horas dispersos (o días) tratando de procesar una avalancha de mensajes de correo electrónico y repasando las tareas que se han acumulado en el ínterin. Acabo de leer en Internet el libro de Laura Vanderkam, ‘168 horas: usted tiene más tiempo de lo que piensa’ donde nos da 5 consejos para gestionar mejor nuestro tiempo al regreso de las vacaciones

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El principal ‘ problema’ que citan los profesionales que conozco cuando se trata del tiempo que se necesita al ‘volver de vacaciones para ponerse al día’ son los correos electrónicos. Vanderkam cita a Julie Morgenstern, consultor y autor de ‘Nunca Revisar el correo electrónico por la mañana’, y entre ambos nos dan las pistas para evitar la aglomeración de correos y tareas post-vacaciones. A continuación los 5 consejos:

  1. “Considere la posibilidad de volver el sábado en lugar del domingo”, dice Vanderkam, haciendo hincapié en que el tiempo de deshacer las maletas, comprar algunos comestibles esenciales para nuestra nevera vacía y conseguir un rato de tranquilidad y sin interrupciones en el correo electrónico en casa puede disminuir el impacto que tendremos el primer día de regreso en la oficina.
  2. “No se limite a volver a la oficina después de unas vacaciones sin un plan de ataque a menos que quiera ser arrollado. “La tendencia es tratar de compensar todas las reuniones que uno/a se ha perdido”, dice Vanderkam (ponernos al día en medio día, digo yo). “En la medida de lo posible, tratar de pasar estos temas al segundo día o la tarde nos da un poco de espacio”. Morgenstern sugiere a proteger el tiempo que se ha establecido por un lado para ponerse al día de la forma que lo haríamos en una reunión o una presentación. Y sólo cuando sea necesario, por lo que lo podemos tratar de esta manera (reunión formal).
  3. “Conseguir un tiempo de transición. No agendar nada para nuestro primer día en la oficina, adjudicar/planificar el tiempo”, dice Morgenstern. “Y bloquear el tiempo en nuestra agenda y/o calendario. Si parece que estamos disponibles, la gente va a poner un sinfín de cosas y reuniones en nuestro calendario”. Primero nuestras propias reuniones con nuestro ‘to do’.
  4. “Nuestra respuesta ‘Estoy fuera de la oficina’ es nuestra primera línea de defensa, manejarla nos da ventaja” Vanderkam recomienda dejar el mensaje un tiempo (un día o dos) y, a través de ese período ponerse al día; nuestros compañeros de trabajo van a saber que estamos disponibles, pero el mensaje ayudará a contener la ola de consultas externas, o al menos reducir la expectativa de una respuesta inmediata. Estamos de acuerdo en que un mensaje de ‘Estoy fuera de la oficina’ dirigido a personas externas debe incluir instrucciones para ponerse en contacto con otros/as de acuerdo a las contingencias. Evaluar a quién va a ser enviado un correo electrónico a lo largo de dos o tres amplias categorías y hacerles saber cuando regresaremos o cuando podrían esperar una respuesta por nuestra parte. “Todo el mundo que envía correos electrónicos entiende el problema de su volumen y que las cosas se pueden perder cuando alguien está ausente. No es realmente una sorpresa para nadie, simplemente advertir a la gente: ‘Puede perderse o enterrarse, no dude en hacer un seguimiento conmigo”.
  5. “¿Te sientes especialmente valiente? Sáltate los días de ‘navegar’ a través de tu correo electrónico y ‘borra’ tu bandeja de entrada.” es el 5º y definitivo consejo de la autora. La sola idea de perder el contenido de la bandeja de entrada probablemente provoca un escalofrío a la mayoría de las personas, pero algunos argumentan que un correo electrónico de purga de post-vacaciones puede ser justo lo que se necesita para volver a la pista sin perder un día entero en el mantenimiento del correo electrónico. “Algunas personas toman un rápido vistazo a lo que está marcado, ver lo que es interesante, y luego lo borran todo”, dice Vanderkam.

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No pasa nada si has estado de vacaciones. No te sientas, ni mucho menos, culpable. Tú debes tratar de ser indispensable, pero el darte cuenta de que no lo eres puede ser que te hará un mejor profesional. Vanderkam dice que la planificación y regresar de unas vacaciones puede ser un buen momento para un ajuste de nuestro punto de vista profesional. Todos estamos tratando de ser parte importante de nuestro equipo (y lo somos, pues formamos parte de él), pero pensar que la compañía en realidad no puede funcionar sin nosotros puede sernos perjudicial en el largo plazo.

Por último, la autora describe unas vacaciones de cinco días que hizo una vez donde se creía que la red WiFi sería fácilmente disponible y descubrió que no lo era. Después de haber hecho todo lo posible para pasar ese tiempo a esa distancia, se dio cuenta de su única opción era cambiar su visión de la necesidad de estar conectado. “No había ejércitos esperando mi palabra para invadir países”, dice Vanderkam. “Me perdí algunas cosas, pero pude disculparme con algunas personas cuando regresé. Me perdí algunas oportunidades. Habrán otras “.

Aprende a planificar el futuro, a confiar en tus compañeros de trabajo, y entender que, a veces, es inevitable que nos perdamos esa petición de última hora, pero seguro que serás mucho más productivo cuando regreses.

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