Gestión del tiempo y productividad para vivir mejor

Para gestionar nuestro tiempo, mejor usar una brújula que un reloj

“Si un profesional no es capaz de gestionar su propio tiempo, no podrá gestionar ninguna otra cosa ” PETER F. DRUCKER”
A veces y, especialmente cuando estamos con problemas de tiempo, desearíamos que el tiempo fuera como un chicle y lo pudiéramos estirar y encoger a nuestra conveniencia. En esta entrada intentaré proporcionaros una primera aproximación de las herramientas que os permitan hacer cosas efectivas para administrar efectivamente vuestro tiempo, y aunque yo saco un gran rendimiento en mi administración del tiempo, aún no conozco fórmula mágica alguna. Sin embargo, en los cursos de Gestión Eficaz del Tiempo que facilito desde hace unos años a empresas tanto PYME como multinacionales, (y en el Executive MBA de la UB desde 2015) procuro siempre proporcionar herramientas, consejos, trucos, ideas, ejercicios y más para que los participantes de estos cursos y talleres aprendan a administrar su tiempo de forma tan efectiva que no necesiten ya que el tiempo sea como un chicle.
A menudo en los cursos de ventas y otros de desarrollo de competencias, algunos participantes me dicen que todo lo aprendido está muy bien, pero que no saben si lo podrán aplicar en su día a día y oigo expresiones como: “No tengo tiempo’,” no puedo hacerlo todo’, “no llego a hacer lo que querría hacer’,” tengo demasiado trabajo y poco tiempo para hacerlo”, “debo hacer demasiadas cosas”, etc. Todo eso son indicadores de una mala gestión de nuestro tiempo. El tiempo es un recurso que se nos ha dado a todos por igual y, en cambio, parece como que algunas personas están más o menos capacitadas para hacer un buen uso de éste. Intentaré explicarlo bajo mi experiencia y aprendizaje, pero antes, veamos cuatro consideraciones hacia el factor tiempo:

1.   El tiempo, como cualquier otro recurso, es limitado; por tanto, hemos de aprender a gestionarlo de manera óptima.

2.   La forma actual de organización de cada persona es el resultado de hábitos incorporados a lo largo de nuestra vida; para optimizar la gestión del tiempo tendremos primero que modificar alguna de estas costumbres.

3.   Trabajar por objetivos es la mejor de las maneras de optimizar el tiempo disponible.

4.  Aplicar metodologías de trabajo orienta la propia actividad y permite ser más eficaz respecto al tiempo disponible.

¿Como podemos gestionar el tiempo de manera óptima?
El tiempo es nuestro principal patrimonio, hay que estar de acuerdo con eso. Somos tiempo y sólo tiempo (yo ahora soy X años, mi hija es X años y mis padres y algunos amigos ‘ya no son’ , ¿como estar seguro de que yo seré X más Y años?). Siempre pongo el mismo ejemplo: ‘si nos roban un móvil que nos han dado en el trabajo y que si se lo pedimos a la empresa mañana nos lo volverán a dar, así y todo nos enfadamos,  sentimos que nos han hecho una ‘faena’ ¿pero porqué no nos preocupamos si nos roban el tiempo?’ Si llegamos a viejos, seguro que un día lo que nos preocupará será haber regalado tan tiempo. Por eso tenemos que gestionarlo llenándolo de cosas que nos sean útiles. Para nosotros sobre todo y para las personas que queremos.
Aprender a gestionar el tiempo significa aprender a gestionar nuestra vida, nuestras relaciones, nuestro trabajo, nuestras reuniones y el resto de actividades profesionales que nos toca hacer cada día. Tomando las decisiones adecuadas a cada momento y no regalando el tiempo a los denominados ‘ladrones del tiempo’ o ‘cronófagos’.
¿Cómo deshacernos de nuestros malos hábitos?
A nuestros malos hábitos y con la tendencia a culpabilizar a los demás de estos hábitos, les denominamos ‘ladrones del tiempo’, y estos ‘ladrones del tiempo’ pueden ser (entre otros):
  • La ausencia de objetivos y de planificación
  • Tendencia a pensar que lo más urgente es lo más importante
  • No saber decir NO
  • Falta de disciplina, método
  • Desorden, poca organización (parches a nuestra mala organización: trabajar más horas y /o más rápido)
  • No saber delegar
  • El uso incorrecto de las nuevas tecnologías
  • Convocar y / o participar en reuniones que no nos aportan valor
  • Y podéis añadir los vuestros… la lista es larga …

Para modificar estos hábitos, un primer paso es liberarse de nuestras creencias limitadoras en el sentido de creer que estamos penosamente dotados para gestionar nuestro tiempo: “Yo no puedo hacer más”, “Yo soy muy desordenado/a”, “yo no se decir no”, “no es culpa mía, son los otros”, etc. Romper este sentimiento de esclavitud del tiempo es modificar esas creencias que no nos permiten planificar y organizar las actividades laborales y personales de forma efectiva.
Y ¿Cuál es la razón de nuestro éxito en la vida? ¡Trabajar por objetivos!
Los objetivos han de ser la razón principal de nuestra gestión del tiempo. Pero … ‘¿Cómo puedo encontrar tiempo para hacerlo todo?’. Pues … no hay que hacerlo todo. Hay que hacer aquello que nos hace obtener los resultados que necesitamos para alcanzar los objetivos que queremos. Este es el punto de partida de una buena orientación a resultados, es decir de una buena gestión de nuestro tiempo.
Trabajar por objetivos permite alcanzar nuestras metas relacionadas con las necesidades, los intereses, las responsabilidades laborales … propias. También nos debe ayudar a dirigir y concentrar las energías y las acciones hacia estos objetivos. Y nos mantendrá centrados en lo que debemos hacer y en lo que hemos de rechazar. Claro que antes tendremos que definir nuestros objetivos de forma clara, específica, que se puedan medir y que nos motiven en forma de reto.
¿Qué metodologías podemos aplicar?
Debemos ir aplicando aquellas metodologías que nos vayan dando un mejor resultado que lo que estamos haciendo ahora. En principio no han tantas limitaciones como creemos y mejorar sensiblemente nuestra gestión del tiempo, yo veo principalmente estas cinco:

1. Plantearse la actividad laboral. Y también la personal: en términos de objetivos en vez de tareas, fijando objetivos clave. Metas y sub-metas. 

2.   Planificar: las cosas ocurren cuando alguien hace que pasen.

3.   Priorizar: generar el hábito de saber en cada momento lo que más nos interesa.

4.  Programar: Agenda diaria vs agenda a largo plazo ‘la cuenta atrás’.

5.  Delegar: no hacer aquello que no nos aporta valor y hacer lo más importante para nosotros.

Conclusión
Todo lo que os puedo decir para ayudaros a saber cómo gestionar con efectividad vuestro tiempo no cabe en un artículo, de hecho se han escrito muchos al respeto y todavía se están escribiendo (y libros…uff!). Por eso es útil asistir a cursos y talleres como los que diseño para empresas y en lel Executive MBA de la UB desde 2015,  el último, os lo adjunto en este link de Slideshare para ayudar a aquellos por los que el tiempo es un problema por no saber cómo gestionarlo!
En el taller os podré facilitar herramientas de aplicación práctica: un decálogo de políticas personales y de empresa para optimizar el tiempo; trucos para gestionar llamadas, correos electrónicos, visitas…, y también de tecnologías de nueva tendencia: la “rueda de Deming’; el método “GTD” de David Allen; el de Avis “Stop-Start-Keep”; el sistema “ABC’.. Todo para que podáis diseñar un plan de empresa o personal al acabar las jornadas.
Y os aconsejo no hacer como aquellas personas que, necesitadas de mejoras en su gestión del tiempo no han podido venir…¡Por falta de tiempo!
También podéis contactarme y juntos podremos organizar en vuestra empresa un curso/taller a vuestra medida, os prometo que serán las horas mejor invertidas de vuestro tiempo!
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Amor o odio, tú eliges como quieres sentirte.

NUESTRO BIENESTAR ES PRODUCTO DE AQUELLO QUE SENTIMOS

A estas alturas, con todo lo que hemos vivido y sabemos, podemos entender que nuestro bienestar depende de la forma en que gestionamos nuestras emociones, ¿cierto?. Si algo nos causa tristeza, miedo, ira, asco, sorpresa o felicidad (las seis emociones básicas según Paul Ekman) nos generará una actitud ante las cosas que debemos hacer y, por tanto, haciendo una cosa u otra, obtendremos un resultado u otro en función a como hemos gestionado o no  nuestras emociones. Hasta aquí, entendible. Pero ¿qué pasa cuando son las emociones de nuestro entorno las que condicionan nuestra actitud, nuestros actos y por tanto nuestros resultados? Veamos … Sigue leyendo

Como negociar cuando parece imposible

Ante negociaciones estancadas, siempre hay estrategias a aplicar para poder negociar incluso cuando parece imposible.

Tomo prestado para este post el título del libro ‘Negociar lo imposible’ de Deepack Malhotra, publicado por empresa Activa en 2016.  Como facilito talleres de negociación y tengo uno en breve, supongo que saldrá el tema actual sobre negociar una salida dialogada al conflicto. Ahora sí es un conflicto con visos de gravedad inminente y releer este libro me ayudará a darle otra perspectiva al margen de la que di en mi anterior post: ‘Catalunya y España: una negociación ‘win-win’ posible’. Veamos resumido como afrontar situaciones de negociación que parecen sencillamente imposibles. Sigue leyendo

Catalunya y España. Una negociación ‘win-win’ posible.

foto editada a partir de foto en agenciadeaprendizaje.net

Asistimos a una manifestación de un millón de personas en Barcelona que piden votar en un referéndum la autodeterminación de Catalunya. El Gobern catalán dice, por boca de su president, que si esta manifestación mueve al gobierno de España a una negociaciónn, que ésta sea mañana mismo. Que la generalitat está dispuesta a sentarse a negociar. El Gobierno parece ser que no está para negociaciones, pues entiende que el Gobern solo quiere negociar la celebración de un referéndum que la Constitución Española no permite. ¿De verdad no creen que se pueda negociar? Anteriormente, ¿Nunca han negociado nada? ¿No conocen las bases de una negociación eficaz, una negociación ‘Win-win’? Porque… ¿Qué es negociar? “Negociar es la voluntad de encontrar una solución satisfactoria para cada una de las partes involucradas. Es confrontar ideas y sentimientos para evitar que las personas se enfrenten o continuen enfrentadas” Entendiendo de buena fé, que ni Gobierno ni Gobern desean enfrentarse eternamente… veamos cuáles son los principios de negociación que permitirían esa solución satisfactoria para ambas partes

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Como gestionar la vuelta al trabajo en cuatro pasos

¿Qué probabilidades tienes esta semana (si ya estás ‘on’ y no esperas al lunes 4 para sentarte ante tu ordenador) de despertarte a las 7 sin maldecir a tu despertador tras un mes de no ponerlo? La realidad está aquí: las vacaciones han terminado, tienes que ponerte las pilas y volver a trabajar ¡alegra esa cara!

El fin de las vacaciones aterroriza al profesional más entusiasta. No nos engañemos, el hombre y la mujer no estamos hechos para trabajar y nuestro estado más natural es el ocio. Levantarse cuando uno/a quiere, comer cuando se tiene hambre, dormir cuando se tiene sueño … leer y pasear si se tienen ganas … Claro que, también existen personas que no han dejado el e-mail ni el móvil por asuntos laborales durante sus ¿vacaciones? Pero esto sería otro post.

Ahora de lo que se trata es de retomar nuestra responsabilidad profesional lo mejor posible. Por lo menos sin deprimirse. Aquí algunos consejos en 4 pasos: Sigue leyendo